Inducción virtual: cómo acompañar a los nuevos empleados

El éxito de un proceso de selección no se logra con una oferta aceptada. Encontrar y contratar al talento ideal involucra el proceso de inducción, y de brindar herramientas a los nuevos empleados para que puedan alcanzar los objetivos en su nuevo rol. La pandemia COVID-19 sigue forzando cambios en la forma de trabajar, y obligó a gran parte de la fuerza laboral a hacerlo de forma remota. Así como adaptamos la forma de hacer nuestro trabajo, también es necesario adaptar al mundo virtual un proceso tan importante para el éxito de un nuevo miembro de la organización: la inducción.

Llevar a cabo un proceso de inducción completo ayudará a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos, y a ganarle a la ansiedad normal que se da en las primeras semanas dentro un ambiente y grupo nuevo. La fase de inducción es extremadamente importante para el desempeño futuro de un nuevo ingreso, y puede impactar el del departamento de Recursos Humanos. Un reporte reciente de The Boston Consulting Group y la World Federation of People Management Associations indicó que el proceso de inducción ocupa el segundo lugar en la lista de prácticas de Recursos Humanos que pueden impactar las ganancias de una organización.

Desarrollar una experiencia de inducción virtual puede tener un impacto directo en la productividad de una organización. El contexto actual crea una oportunidad para probar nuevas maneras, y convertir las lecciones aprendidas en ventajas estratégicas para el futuro.

El primer paso: reevaluar el proceso actual

Es muy probable que los procesos actuales, por más completos que sean, estén creados para ser llevados a cabo en un ambiente de oficina, un espacio físico. Es posible que requieran algunos ajustes para ser igualmente eficaces en un formato virtual. Al igual que con cualquier cambio, es clave contar con el apoyo de todos los stakeholders involucrados. Recursos Humanos, Talent Acquisition, y cada gerente contratante deben trabajar en conjunto en la transición y adopción de un nuevo modelo.

Para compensar la imposibilidad de estar en la oficina o lugar tradicional de trabajo, se debe priorizar el ayudar a los nuevos empleados a sentirse informados y conectados. Recomendamos compartir contenido sobre cómo la organización está trabajando para adaptarse al contexto actual. Una buena fuente pueden ser comunicaciones internas sobre cómo trabajar de forma remota, y medidas que se estén tomando. La información ya compartida con empleados puede ser de gran ayuda para quienes se suman hoy a la organización. También es recomendable establecer un balance entre capacitaciones o entrenamientos y presentaciones, con actividades donde el empleado pueda realizar tareas relacionadas con su nuevo rol. ¿Es necesario que los nuevos empleados sean capacitados? Sí, pero también es importante que puedan sentirse productivos y que aportan valor en lugar de dedicar su tiempo únicamente a tareas de orientación.

Este balance entre orientación y tiempo de trabajo no significa acortar el cronograma de orientación. Por el contrario, un programa de orientación prolongado puede ser de mayor ayuda. Si la inducción tradicional lleva uno a dos días, esas mismas tareas pueden ser ejecutadas a lo largo de una semana. Trabajar desde casa requiere flexibilidad por parte de todos, y un proceso de inducción bien estructurado le dará más flexibilidad en su rol a los nuevos empleados. De esta forma se asegura un acompañamiento durante un período más largo de tiempo.

Veamos un ejemplo de un cronograma de inducción virtual:

La bienvenida de nuevos empleados

Es completamente natural sentirse vulnerable y con ciertas ansiedades ante una situación nueva. Esto resuena aún más con personas que están comenzando un nuevo rol en medio de una pandemia global. La mejor estrategia para los equipos de Recursos Humanos y Talento para asegurar que los nuevos empleados se sientan bienvenidos es la comunicación, que sea clara y frecuente. Es ideal que comience desde el momento en que un candidato acepta la oferta: describir cómo será el proceso de inducción y orientación. Establecer expectativas claras, para evitar generar incertidumbre antes del primer día, y evitar la presión de tener que “probar” sus habilidades los primeros días.

Es clave que quienes se sumen a cualquier organización sientan que son parte del equipo desde el primer día. Un video de bienvenida del CEO u otro líder dentro de la organización es un ejemplo de cómo lograr que los nuevos empleados se sientan importantes y apreciados. El objetivo es lograr una bienvenida positiva y brindar toda la información necesaria para que puedan dar lo mejor de si mismos.

Responsabilidades del gerente

El gerente cumple un rol clave en cualquier proceso de inducción, pero más aún en situaciones únicas como las que estamos atravesando hoy. Ningún otro colega con quien interactúe tendrá tanto efecto sobre cómo se siente un nuevo empleado que el gerente. Es importante contar su apoyo, y que tengan consideración extra sobre las experiencias que pasan y cómo se sienten sus nuevos ingresos, especialmente en las primeras semanas.

¿Cómo puede ayudar Recursos Humanos a los gerentes? Programando sus responsabilidades para la fase de inducción, primer día, y las primeras cuatro semanas. Se pueden crear listas de referencia con herramientas y estrategias que pueden utilizar para ayudar al nuevo empleado. Veamos un ejemplo a continuación:

• Conducir reuniones o llamadas diarias entre el gerente y nuevo ingreso durante la primera semana
• Mantener las cámaras encendidas – ayuda a crear una conexión y dar un tono personal a las interacciones
• Es responsabilidad del líder comunicar (hasta de más, si es posible) con el nuevo empleado
• Organizar una reunión de bienvenida virtual con el equipo completo
• Asignar al nuevo ingreso un buddy, o compañero a quien le pueda hacer preguntas (además del líder)

Un proceso de inducción virtual es eficiente cuando tanto el gerente como el nuevo empleado entienden qué deben hacer y cuándo. Un comienzo agradable y positivo tiene efectos directos tanto en el desempeño como la tasa de retención futura.

Tecnología

Una buena estrategia es preparar cualquier elemento de tecnología necesario lo antes posible. Si se provee una laptop, establecer un procedimiento de logística para hacérselo llegar al nuevo empleado, o determinar la forma más segura para que pueda ser retirada en la oficina respetando las regulaciones locales actuales. Es importante reforzar la comunicación de instrucciones a seguir en caso de necesitar ayuda de IT, cómo contactar a quien de soporte.

Antes de la fecha de ingreso, se puede brindar capacitación sobre la plataforma que se utilizará para las comunicaciones. Una lista de recursos donde se indiquen las herramientas de comunicación, así como comunidades disponibles ayudará al nuevo empleado a sentirse parte de la organización. Se recomienda el uso de las cámaras: poder ver las caras y gestos es muy importante. El objetivo es lograr que el empleado se sienta cómodo para utilizar las plataformas desde el día uno, y que se sienta conectado con su equipo.

Aspectos administrativos y de compliance

Los aspectos administrativos de la inducción son vitales. Cada país (y en algunos casos provincias o estados) está reaccionando a la pandemia de COVID-19 de formas diferentes. Es importante analizar cómo se puede cumplir con cada requerimiento legal de contratación con la menor cantidad de interacciones presenciales necesarias.

Trabajar con el departamento legal de cada organización es clave, para entender qué pasos del proceso de contratación pueden ser completados de forma remota, por correo electrónico o plataformas virtuales. En el caso de documentos que requieran una acción en persona, puede haber alternativas, dependiendo del marco legal de cada país.

¿Qué se puede hacer hoy?

• Crear un plan de contratación, y evaluar qué paso o requerimiento se puede posponer. Comunicar de forma clara la expectativa de que sean completados más adelante, y las posibles consecuencias en caso de no hacerlo.
• Trabajar de forma cercana con el equipo de Recursos Humanos para monitorear cambios diarios en políticas y requerimientos por países y ciudades en que se opere.
• En el caso de empresas regionales y globales, cada país está reaccionando de forma distinta. No asumir que el proceso modificado para adecuarse a un país va a aplicar en otro.

¿Modificaciones temporales o estrategias a largo plazo?

Considerando la incertidumbre que reina en la mayoría de las industrias y los ajustes que tanto negocios como individuos se han visto forzados a hacer, el apoyo a los nuevos empleados es más importante que nunca. El sentirse cómodos y apreciados ayudará a generar una conexión genuina con su marca, y creará un espíritu de camaradería dentro de la organización. Para que esto sea un éxito es necesario que, Recursos Humanos, Talento, líderes del negocio, gerentes contratantes y compañeros de equipo trabajen en conjunto, con el mismo objetivo.

Cada nuevo empleado tiene un rol importante en futuro de su compañía. Un proceso de inducción exitoso sentará las bases para un equipo de trabajo comprometido y dedicado, clave para lograr los objetivos de la organización.

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